Häufig gibt es Aktivitäten im Arbeitsalltag, die regelmäßig wiederholt werden müssen. Zum Beispiel die Durchführung von Wartungsrechnungen, regelmäßigen Prüfaufgaben, Audits und Wartungsarbeiten. Consolidate bietet Ihnen dabei die Möglichkeit eine Aktivität mit einer Wiederholung zu versehen.
Voraussetzungen:
- In den Einstellungen der Aktivitätsart ist im Register “Allgemein” die Option “Aktivität kann wiederkehrend sein” aktiviert (Administrator-Recht notwendig).
- Die Aktivitätsart basiert auf einer der Technologien Interne Mitteilung, Internes Dokument, Dokument (ausgehend), Dokument (eingehend) oder Telefonat.
Um eine Wiederholung einzutragen, erzeugen Sie eine neue Aktivität der entsprechenden Aktivitätsart oder verwenden eine bereits bestehende. Ist für diese Aktivität die Funktion freigeschaltet, finden Sie im Aktivitäten-Detailfenster den Button “Keine Wiederholung” neben dem Datumsfeld. Dieser zeigt an, dass für die Aktivität derzeit keine Wiederholung eingetragen ist. Um eine Wiederholung einzutragen, klicken Sie auf den nach unten gerichteten Pfeil rechts neben “Keine Wiederholung” und wählen Sie “Wiederholung bearbeiten”.
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie nun eine Wiederholung für die Aktivität eintragen.
Rhythmus:
Definieren Sie in diesem Bereich in welchem Rhythmus die Aktivität wiederholt werden soll. Sie können zwischen täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich auswählen. Für jede Auswahl steht Ihnen die entsprechende Einstell-Möglichkeit im rechten Bereich zur Verfügung.
Dauer:
Tragen Sie ein nach wie vielen Aktivitäten die Wiederholung beendet werden soll. Wählen Sie “Endlos”, wenn die Aufgabe so lange wiederholt werden soll, bis der Vorgang manuell beendet wird.
Ausgehend von:
In diesem Bereich stellen Sie ein welches Datum als Ausgangsdatum für die Wiederholung im angegebenen Rhythmus verwendet werden soll.
Beispiel: Monatliche Aktivität, immer am 5. des Monats zu erledigen. Wird das “Jetzt-Datum” ausgewählt und die Aktivität am 8. eines Monats erledigt, so wird die nächste Aufgabe am 8. des Folgemonats eingetragen. Wird das Erstelldatum gewählt, so wird trotzdem der 5. verwendet.
Speichern Sie die Einstellungen für die Wiederholung mit “OK”.
In der Aktivität wird nun angezeigt, dass eine Wiederholung für die Aktivität eingetragen ist.
Wiederkehrende Aktivitäten 4
Speichern Sie auch die Aktivität.
Wird diese Aktivität nun von Ihnen als erledigt markiert, erscheint eine Abfrage: “Möchten Sie die Folgeaktivität jetzt erstellen?”
Wiederkehrende Aktivitäten 5
Das automatisch eingetragene Datum ist abhängig von den Einstellungen welche Sie bei der Wiederholung definiert haben. Sie können das Datum für die Folgeaktivität aber auch noch über das Feld anpassen.
Mit “Ja” wird die Folgeaktivität mit dem ausgewählten Startdatum als internes Datum erstellt. Damit wird Ihnen diese neue Aktivität genau an diesem Tag als Aufgabe vorgelegt.
Mit “Nein” wird keine Folgeaktivität erstellt.
Wichtig:
Die Wiederholung wird damit beendet und es werden keine weiteren Folge-Aufgaben mehr vorgeschlagen.
Die Folgeaktivität übernimmt die Wiederholung, die Aktivitätsart und die Technologie der Vorgänger-Aktivität. Das Feld “Endet nach” in den Einstellungen der Wiederholung wird aktualisiert und angepasst.
Wie Sie eine Wiederholung bearbeiten und entfernen können, finden Sie in unserem Online-Handbuch genauer beschrieben.
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