Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Mehr als 400 Unternehmen setzen bereits auf Consolidate. Die größte Verbreitung hat die Lösung in Österreich, der Schweiz und in Deutschland (je ca. 1/3 der Kunden). Es gibt auch Installationen in den USA, England und in Hong-Kong.
Das kleinste Consolidate-Projekt war für 2 und unser bisher größtes für etwa 400 Anwender*innen. Consolidate wird auch in noch größeren Organisationen sehr gut funktionieren.
Die durchschnittliche Amortisationszeit von Consolidate liegt bei 8-10 Monaten. Die gemessenen Einsparungen haben die Investition also nach kurzer Zeit wieder eingespielt. Wir bieten Consolidate auch in einer sehr günstigen Mietvariante an.
Die Einführungsphase passt sich der Komplexität Ihrer Anforderungen an. Erfahrungsgemäß wird ein Tag der Projektdefinition (Ziele, Vorgaben, Ablauf- und Terminplanung) gewidmet und 3 bis 5 Tage der Installation und dem Customizing. Schnittstellen und die Datenübernahme (Adressen, Dokumente aus dem ERP-System) sind in der Regel in 3 bis 4 Tagen umsetzbar.
Die Anwender*innen erhalten eine eineinhalbtägige Einschulung. Wir empfehlen, die Einschulung auf 2 halbe Tage aufzuteilen und nach ca. 6 Monaten nochmals eine Refresh-Schulung von 1 halben Tag durchzuführen.
Ja. Consolidate ist sowohl als Client/Server lauffähig als auch in Terminalserver-Umgebungen (z.B. Citrix). Für mobile Anwender*innen steht eine App und eine Browserlösung zur Verfügung.
Mit Consolidate entscheiden Sie selbst, wo Ihre Consolidate-Daten und die Dokumente gespeichert werden und wie der Zugang dazu gestaltet wird. Entweder betreiben Sie Consolidate im eigenen Netzwerk oder wahlweise in einem (Cloud-)Rechenzentrum. Wir beraten Sie gerne bei Fragen rund um die Sicherheit Ihrer Daten.
Consolidate arbeitet mit dem SQL-Server von Microsoft (ab Version 2008). Die Auswahl der jeweiligen Edition (Express, Workgroup, Web oder Standard) hängt von der Zahl der Benutzer*innen und der Datenmenge ab. Wahlweise kann auch die kostenfreie PostGre-SQL Datenbank eingesetzt werden. Bei mehreren Standorten oder mobilen Lösungen (Notebook-Replikaten) ist auch ein Mischbetrieb möglich.
JA, dafür gibt es mehrere Möglichkeiten – oder auf “neudeutsch”: there’s an App for it ;-).
A) Consolidate App für iPhone, iPad und Android.
B) WebAccess: Damit kann via Web-Browser auf das System zugegriffen werden.
C) SyncML: Damit werden die Kontakte und der Terminkalender synchronisiert.
Consolidate ist eine Windows-Anwendung und funktioniert auf allen Windows-Versionen ab Windows 2000. Der Betrieb auf Mac ist über Middleware-Lösungen wie z.B. VirtualPC oder über Citrix-Server möglich und in der Praxis erprobt. Auf mobilen Apple-Geräten (iPad, iPhone) kann via IMAP4/SyncML und WebBrowser bzw. mit der App gearbeitet werden.
Durch die einheitliche Umgebung und Datenhaltung sinkt der Aufwand für die IT-Betreuung gegenüber herkömmlichen Netzwerk-Umgebungen beträchtlich.
Nach Abschluss der Einführungsphase müssen die Mitarbeiter*innen-Daten und die Berechtigungen auf aktuellen Stand gehalten werden und Änderungen in den Vorlagen bzw. Abläufen eingepflegt werden. Darüber hinaus gibt es keinen speziellen Administrationsaufwand.
Consolidate ist in Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Polnisch erhältlich. Auch der “Mischbetrieb” mit mehreren Sprachen ist möglich.
Das hängt in der Praxis von der Qualität der vorliegenden Daten ab. Wenn diese gut gepflegt sind, ist eine Übernahme sinnvoll und einfach machbar. Oft ist die Einführung eines neuen Systems aber auch eine Gelegenheit, die Daten zu überarbeiten und “alte Zöpfe” abzuschneiden ;-). Dokumente können entweder über eine Importroutine übernommen werden (projektspezifisch) oder per Drag&Drop (manuell) in Consolidate übertragen werden.
Diese Entscheidung treffen Sie selbst. Consolidate bietet einen integrierten Mailclient und kann wahlweise sehr einfach mit Microsoft Outlook gekoppelt werden.
Consolidate ebnet den Weg dafür. Angebote, Rechnungen und andere Auftragszettel werden digital erstellt, auch Terminerinnerungen und Telefonnotizen können ruckzuck am PC erfasst werden.
Ideal ist es, wenn auch Ihre Geschäftspartner auf Ausdrucke verzichten und Ihnen Angebote, Auftragsbestätigungen und Co. digital zusenden.
Ja, sofern die physische Speicherung der Dokumente den landesspezifischen Vorschriften entspricht bzw. deren Rahmenbedingungen eingehalten werden. In Deutschland sind das z.B. die GdPDU (Grundsätze der Prüfbarkeit Digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführungssysteme).
Dabei müssen die Dokumente in einem “dokumentierten und nachvollziehbaren” Prozess abgelegt werden und Änderungen dürfen ebenfalls nur über diesen Prozess erfolgen und müssen nachvollziehbar gemacht werden. Die Anerkennung eines Dokuments als Beweismittel obliegt jedoch immer der/m zuständigen Richter*in oder im Prüfungsfall der zuständigen Behörde.
Es gibt einige Praxisbeispiele, wo Consolidate-Kund*innen diese Anerkennung problemlos erhalten haben.
Ja, die Volltextsuche in Consolidate basiert auf der Suchmaschine “elasticsearch”. Damit finden Sie Ihre Dokumente mit wenige Schlagworten in (Milli-)Sekunden, wie Sie das von Wikipedia, Ebay oder anderen Plattformen gewohnt sind.
Obwohl wir natürlich hoffen, dass Sie jahrzehntelang von Consolidate begeistert sein werden, ist das Ausstiegs-Szenario ein wichtiger Entscheidungsfaktor. Gerade bei archivierten Dokumenten kann eine zu starke Abhängigkeit von der eingesetzten Softwarelösung kritisch werden.
Consolidate speichert alle Daten in einer “handelsüblichen” SQL-Datenbank, die umfangreiche Exportmöglichkeiten bietet. Die Dokumente (Dateien) werden verschlüsselt und komprimiert im Dateisystem des Servers gespeichert. Diese können mit einem kostenlos verfügbaren Admin-Tool entschlüsselt und exportiert werden.
Damit stehen Ihnen bei Bedarf (auch ohne unsere Unterstützung) alle Möglichkeiten zur Verfügung, die Daten in ein System Ihrer Wahl zu übertragen.
Wollen Sie Consolidate ausprobieren?
Wir zeigen Ihnen in einem kostenlosen Video-Call, wie Consolidate Ihr Business antreiben kann und wie einfach die Implementierung ist.
