Volltextsuche in Consolidate

Tipp der Woche

Manchmal kann es hilfreich sein, eine Art "Google-Suche" im eigenen Unternehmen zu haben und Informationen einfach mit enthaltenen Begriffen und/oder Wortgruppen zu finden.

Voraussetzung: Consolidate Full-Text-Search Lizenz

In Ihrem Consolidate werden sämtliche Nachrichten, Termine und Dokumente mit Ihren Kontakten, Mitarbeitern, Projekten, Aktivitätsarten und weiteren Objekten "vernetzt" abgelegt.

Damit haben Sie die Möglichkeit, Informationen aus jedem Blickwinkel zu betrachten und sich einen schnellen Überblick über diese Vorgänge zu verschaffen.

Trotzdem kann es manchmal hilfreich sein, eine Art "Google-Suche" im eigenen Unternehmen zu haben und Informationen einfach mit enthaltenen Begriffen und/oder Wortgruppen zu finden.

Genau das und noch mehr ermöglicht die Consolidate Volltextsuche!

Die Suche erfolgt über Texteingaben im Feld „Globale Suche …“ in der Navigation.

Damit durchsuchen Sie automatisch alle Textfelder in allen Aktivitäten (auch Zusatzfelder). Weiters wird innerhalb der Kommentarfelder und E-Mail Texte gesucht und auch in den angehängten Dateien, sofern diese durchsuchbar sind (Word, Excel, Powerpoint, PDF ...).

Bei PDF-Dateien funktioniert die Suche dann, wenn auch innerhalb der Datei die Textsuche mit STRG+F möglich ist. Bilddateien (JPG, PNG, Bild-PDF ...) können damit nicht durchsucht werden.

Zusätzlich zu den Texten werden auch die Beziehungen mitberücksichtigt (Kontakt- und Firmennamen, Projektbezeichnung ...).

Wenn Sie also z.B. in der Globalen Suche "Mustermann" eingeben und Enter drücken, erhalten Sie in wenigen Sekunden eine Liste der Aktivitäten, wo dieser Begriff vorkommt.

Mehrere Suchbegriffe können Sie einfach mit einem Leerzeichen getrennt eingeben.

In welchem Zusammenhang die Suchbegriffe gefunden wurden, können Sie ebenfalls sofort in der Ergebnisliste sehen.

In diesem Beispiel wurden 1123 Aktivitäten gefunden, wo der Begriff Mustermann vorkommt.

Die Auflistung erfolgt chronologisch absteigend, also immer die neuesten Aktivitäten zuerst.

Oben in der Liste können Sie mit dem grünen Pfeil weiterblättern, falls die gesuchte Aktivität bei den ersten 50 nicht dabei ist.

Hier ein paar Tipps zur Suche:

  • Option „Ähnlichkeit“: Diese hilft bei Begriffen, welche nicht klar buchstabiert werden können. Beispiel: Mustermann. Die Suche liefert auch Ergebnisse mit Kustermann. Die Such-Optionen können Sie direkt mit der Pfeiltaste neben den Suchfeld einstellen.
  • Begriffe ausschließen: Setzen Sie einfach ein Rufezeichen „!“ vor das auszuschließende Wort Beispiel: Druckerproblem !Brother. Sucht alle Aktivitäten mit dem Wort Druckerproblem, schließt aber alle Aktivitäten aus, wo auch das Wort Brother vorkommt.
  • Wortgruppen zusammenhängend suchen: Mit Anführungszeichen „“ Beispiel: „Druckerproblem Brother“. Der Text wird dann 1:1 so gesucht wie eingegeben (inkl. Sonderzeichen, Leerzeichen usw.).
  • Kombination der Volltextsuche mit anderen Abfragen: In allen Aktivitäten-Listen in Consolidate steht Ihnen die "Volltextsuche" auch als Suchparameter zur Verfügung. Damit können Sie z.B. nach Begriffen nur innerhalb eines bestimmten Projektes oder nur in Ihrer Aufgabenliste suchen.

Hinweis:

Bei fehlender Volltextsuche-Lizenz wird mit der Globalen Suche das Betreffsfeld der Aktivitäten durchsucht.

Die Consolidate-Security wird selbstverständlich immer berücksichtigt. 

Beziehungen bei Personen

Consolidate bietet Ihnen die Möglichkeit, Beziehungen von Personen einzutragen und diese für Geschäftsabläufe zu berücksichtigen.

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Im Arbeitsalltag kommt es häufig vor, dass Sie einen Termin im Kalender eingetragen bekommen und dabei auf das Einrichten einer Stellvertretung für…

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Mit der Hilfe von Shortcuts (Tastenkombinationen) wird das Bedienen von Consolidate noch einfacher.

Volltextsuche in Consolidate

Manchmal kann es hilfreich sein, eine Art "Google-Suche" im eigenen Unternehmen zu haben und Informationen einfach mit enthaltenen Begriffen und/oder…

Wir stellen uns vor!

Haben Sie sich schon mal gefragt, wer eigentlich hinter Consolidate steckt? Genau diese Fragen wollen wir Ihnen heute beantworten!

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Layout anpassen

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Vergessen Sie auch immer wieder mal Geburtstage oder Firmen-Jubiläen?Mit Consolidate passiert das nicht mehr!

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Wenn Sie eine Such-Abfrage mit gewissen Kriterien öfters benötigen, können Sie diese in Consolidate einfach speichern. Damit steht Ihnen die Abfrage…

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Im Consolidate bekommen Sie immer alle Informationen in Ihrem Posteingang.

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Wenn Sie schnell und einfach eine Aktivität direkt über die Navigation erzeugen möchten und Informationen wie Verantwortlichkeit, Technologie oder…

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Im täglichen E-Mail Verkehr, kann es vorkommen, dass Sie einenE-Mailverlauf oder Bilder bewusst nicht mitsenden möchten. Oder Sie möchten den…

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Damit Sie immer alle Informationen im Consolidate verfügbar haben, ist es wichtig Daten und Informationen zu pflegen. Dies betrifft auch die…

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Im Consolidate verfügt jede Aktivität über eine einzigartige Aktivitätennummer, kurz AktID genannt.

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Manchmal ist es sinnvoll, eine Aktivität „im Auge zu behalten“ auch wenn jemand anderes dafür verantwortlich ist.

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