Urlaubs-Stellvertretung

Tipp der Woche

Die Urlaubszeit rückt näher und Ihre Abwesenheit muss geregelt und organisiert werden.

Voraussetzung: Berechtigung “Stellvertretung einrichten”

Die Urlaubszeit rückt näher und Ihre Abwesenheit muss geregelt und organisiert werden. Dafür empfehlen wir einen Termin (z.b. Urlaub oder Abwesend) in Ihrem Consolidate Kalender einzutragen und eine Stellvertretung dafür einzurichten.

Da dieses Thema sehr umfassend ist, zeigen wir Ihnen in diesem Tipp das Einrichten einer internen Stellvertretung für einen Termin in Ihrem Kalender. Diese Art der Erfassung hat den großen Vorteil, dass der Zeitraum der Stellvertretung angepasst wird, wenn die Termindauer verändert wird. Wie Sie eine Stellvertretung über das Consolidate Menü eintragen können, haben wir in unserem Online-Handbuch ausführlich für Sie beschrieben.

Öffnen Sie zu Beginn den bereits in Ihrem Kalender erfassten Urlaubs-Termin. Führen Sie anschliessend unter “Optionen” im Bereich “Termin” einen Klick auf die Funktion “Stellvertretung einrichten” aus.

Consolidate öffnet anschliessend das Fenster für die Erfassung der Stellvertretung.

Zeitangaben:

In diesem Bereich trägt Consolidate den Zeitraum des Termins für die Stellvertretung ein. Sie können den Zeitraum natürlich manuell anpassen. Bedenken Sie dabei, wenn Ihr letzter Arbeitstag um 17 Uhr endet, dass Sie ab diesem Zeitpunkt die Stellvertretung eintragen und nicht erst ab dem nächsten Tag.

Interner Stellvertreter:

Definieren Sie hier, ob Sie eine interne Stellvertretung benötigen. Falls ja, setzen Sie den Haken bei und tragen Sie Ihre Stellvertretung (Mitarbeiter*in) über das Dropdown ein. Übergibt ein/e Kolleg*in während Ihrer Abwesenheit eine Aktivität an Sie, erscheint für diesen eine Meldung über Ihre Abwesenheit und wer Ihre Stellvertretung ist.

Der oder die Kolleg*in kann anschliessend entscheiden, ob er die Aktivität an Sie oder Ihre Stellvertretung übergeben möchte. Die Einsicht auf persönlich/vertrauliche Aktivitäten und Aktivitäten mit einer Vertraulichkeits-Stufe zu welcher die Stellvertretung nicht gehört, bleiben weiterhin verborgen. Auch Genehmigungen zur Unterschrift oder Reservierungsobjekten werden an Ihre Stellvertretung übergeben.

Interner Informationstext:

Sie haben außerdem die Möglichkeit einen internen Informationstext einzutragen. Dieser wird für Ihre Kolleg*innen angezeigt, wenn diese eine Aktivität an Sie übergeben während Ihrer Abwesenheit. Wenn Sie die Stellvertretung wie gezeigt direkt für einen Termin eintragen, wird automatisch der Betreff des Termins als interner Informationstext übernommen.

ACHTUNG: Dies gilt auch für vertrauliche Termine.

Auch wenn Sie keine interne Stellvertretung haben, können Sie trotzdem die Dauer Ihrer Abwesenheit einstellen und einen internen Informationstext eingeben. Somit sehen Ihre Arbeitskolleg*innen die Dauer und den Grund Ihrer Abwesenheit und dass Sie keine interne Stellvertretung definiert haben.

E-Mails intern delegieren an:

Definieren Sie mit Hilfe dieser Option, ob E-Mails intern an eine/n Mitarbeiter*in delegiert werden sollen. Hierbei werden auch E-Mails mit der Einstellung “BlockNew” an den Stellvertreter übergeben. Wenn Sie dies möchten, aktivieren Sie die Option und wählen Sie im Dropdown-Feld rechts daneben den/die gewünschte/n Mitarbeiter*in aus.

Es steht Ihnen dabei die Möglichkeit zur Verfügung, nur E-Mails von definierten E-Mail Adressen an Ihre Stellvertretung weiterzuleiten. Sie finden daher im rechten Bereich eine Auflistung Ihrer E-Mail Adressen. Über die Pfeiltasten rechts neben dem Feld können Sie die Liste Ihrer E-Mail Adressen durchgehen. Setzen Sie für alle E-Mail Adressen welche delegiert werden sollen eine Haken.

Um Ihre interne Stellvertretung zu speichern klicken Sie auf die Schaltfläche “OK”. Melden Sie sich abschliessend neu an, damit die Änderungen wirksam werden.

Weitere Informationen zu diesem Thema, finden Sie wie immer in unserem Online-Handbuch unter “Stellvertretung”.

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Damit Sie immer alle Informationen im Consolidate verfügbar haben, ist es wichtig Daten und Informationen zu pflegen. Dies betrifft auch die…

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