Voraussetzung: Berechtigung “Stellvertretung einrichten”
Die Urlaubszeit rückt näher und Ihre Abwesenheit muss geregelt und organisiert werden. Dafür empfehlen wir einen Termin (z.b. Urlaub oder Abwesend) in Ihrem Consolidate Kalender einzutragen und eine Stellvertretung dafür einzurichten.
Da dieses Thema sehr umfassend ist, zeigen wir Ihnen in diesem Tipp das Einrichten einer internen Stellvertretung für einen Termin in Ihrem Kalender. Diese Art der Erfassung hat den großen Vorteil, dass der Zeitraum der Stellvertretung angepasst wird, wenn die Termindauer verändert wird. Wie Sie eine Stellvertretung über das Consolidate Menü eintragen können, haben wir in unserem Online-Handbuch ausführlich für Sie beschrieben.
Öffnen Sie zu Beginn den bereits in Ihrem Kalender erfassten Urlaubs-Termin. Führen Sie anschliessend unter “Optionen” im Bereich “Termin” einen Klick auf die Funktion “Stellvertretung einrichten” aus.
Consolidate öffnet anschliessend das Fenster für die Erfassung der Stellvertretung.
Zeitangaben:
In diesem Bereich trägt Consolidate den Zeitraum des Termins für die Stellvertretung ein. Sie können den Zeitraum natürlich manuell anpassen. Bedenken Sie dabei, wenn Ihr letzter Arbeitstag um 17 Uhr endet, dass Sie ab diesem Zeitpunkt die Stellvertretung eintragen und nicht erst ab dem nächsten Tag.
Interner Stellvertreter:
Definieren Sie hier, ob Sie eine interne Stellvertretung benötigen. Falls ja, setzen Sie den Haken bei und tragen Sie Ihre Stellvertretung (Mitarbeiter*in) über das Dropdown ein. Übergibt ein/e Kolleg*in während Ihrer Abwesenheit eine Aktivität an Sie, erscheint für diesen eine Meldung über Ihre Abwesenheit und wer Ihre Stellvertretung ist.
Der oder die Kolleg*in kann anschliessend entscheiden, ob er die Aktivität an Sie oder Ihre Stellvertretung übergeben möchte. Die Einsicht auf persönlich/vertrauliche Aktivitäten und Aktivitäten mit einer Vertraulichkeits-Stufe zu welcher die Stellvertretung nicht gehört, bleiben weiterhin verborgen. Auch Genehmigungen zur Unterschrift oder Reservierungsobjekten werden an Ihre Stellvertretung übergeben.
Interner Informationstext:
Sie haben außerdem die Möglichkeit einen internen Informationstext einzutragen. Dieser wird für Ihre Kolleg*innen angezeigt, wenn diese eine Aktivität an Sie übergeben während Ihrer Abwesenheit. Wenn Sie die Stellvertretung wie gezeigt direkt für einen Termin eintragen, wird automatisch der Betreff des Termins als interner Informationstext übernommen.
ACHTUNG: Dies gilt auch für vertrauliche Termine.
Auch wenn Sie keine interne Stellvertretung haben, können Sie trotzdem die Dauer Ihrer Abwesenheit einstellen und einen internen Informationstext eingeben. Somit sehen Ihre Arbeitskolleg*innen die Dauer und den Grund Ihrer Abwesenheit und dass Sie keine interne Stellvertretung definiert haben.
E-Mails intern delegieren an:
Definieren Sie mit Hilfe dieser Option, ob E-Mails intern an eine/n Mitarbeiter*in delegiert werden sollen. Hierbei werden auch E-Mails mit der Einstellung “BlockNew” an den Stellvertreter übergeben. Wenn Sie dies möchten, aktivieren Sie die Option und wählen Sie im Dropdown-Feld rechts daneben den/die gewünschte/n Mitarbeiter*in aus.
Es steht Ihnen dabei die Möglichkeit zur Verfügung, nur E-Mails von definierten E-Mail Adressen an Ihre Stellvertretung weiterzuleiten. Sie finden daher im rechten Bereich eine Auflistung Ihrer E-Mail Adressen. Über die Pfeiltasten rechts neben dem Feld können Sie die Liste Ihrer E-Mail Adressen durchgehen. Setzen Sie für alle E-Mail Adressen welche delegiert werden sollen eine Haken.
Um Ihre interne Stellvertretung zu speichern klicken Sie auf die Schaltfläche “OK”. Melden Sie sich abschliessend neu an, damit die Änderungen wirksam werden.
Weitere Informationen zu diesem Thema, finden Sie wie immer in unserem Online-Handbuch unter “Stellvertretung”.
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Team Consolidate: Thomas
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Im heutigen Tipp bringen wir Ihnen den Übersicht-Bereich in der Mobile- und WebApp etwas näher.Sollten Sie die Mobile- und WebApp einsetzen wollen,…
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Team Consolidate: Lukas
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Team Consolidate: Lisa
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Team Consolidate: Leo
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Aktivitäten einem Projekt zuordnen
Im heutigen Tipp geht es darum, wie Sie Aktivitäten einem Projekt zuordnen können, um eine Übersicht über dessen Aktivitäten zu schaffen.
Team Consolidate: Julia
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Neues Projekt anlegen
Projekte in Consolidate ermöglichen Ihnen, umfangreiche Aktionen mit vielen Aktivitäten übersichtlich zu gestalten und strukturiert darzustellen.…
Team Consolidate: John
Wenn ihr schon einmal jemanden in Eishockey Ausrüstung einen Berg hochklettern gesehen habt, dann kann das nur John gewesen sein.
Kontakte in der Mobile- und WebApp & Kontakte auf Telefon exportieren mittels CardDav
In diesem Tipp gehen wir näher auf das Thema Kontakte in der Mobile- und WebApp ein. Sollten Sie die Mobile- und WebApp einsetzen wollen, lesen Sie…
Team Consolidate: Ines
Unsere Ines fühlt sich wohl im Sattel: Auf dem Pferd, genauso wie auf der Harley Davidson.
Vorgabe-Betreff ersetzen oder anfügen
Wenn Sie z.B. im Posteingang eine neue E-Mail bekommen und die Aktivitätsart ändern, und diese einen Vorgabe-Betreff hinterlegt hat, fragt Consolidate…
Team Consolidate: Hans-Peter
Hans-Peter ist ein echter Team-Player, beim Fußballverein, beim Darts spielen und natürlich auch im Consolidate Team.
Ausgeblendete Dialoge wieder anzeigen
In Consolidate gibt es Hinweisfenster, welchen Sie nicht mehr anzeigen lassen können. Dies bedeutet, dass Consolidate beim nächsten Mal, wenn…
Team Consolidate: Gerald
Es gibt Gerüchte, dass Gerald auf der ISS lebt und nebenberuflich Astronaut ist.
Die Kalender-Optionen
Passen Sie Ihre Kalender-Ansicht Ihren persönlichen Wünschen entsprechend an!
Team Consolidate: Elke
Wir sind uns nicht sicher, welche Zahl höher ist: Die Anzahl der Jahre, die Elke schon Teil unseres Teams ist oder die Berggipfel, die sie jährlich…
Lesebestätigung für interne CCs von Aktivitäten
Mit der Hilfe von internen CCs können Sie Ihren Kolleg*innen Aktivitäten zur Kenntnis zukommen lassen.
Team Consolidate: Eike
Eike konvertiert Kaffee (davon nicht zu wenig) und Pizza (nur Margherita mit extra Käse) in 1A-Programm-Code.
1 Jahr Tipp der Woche - Ihre Meinung ist uns wichtig!
Team Consolidate: Clemens
Bereits in kurzer Zeit haben wir Clemens mit seiner offenen Art, viel Energie und vor allem viel Mut ins Herz geschlossen.
Funktionen für Serientermine im Kontextmenü
Heute gehen wir nämlich auf die Funktionen des Serientermins im Kontextmenü im Kalender ein.
Team Consolidate: Christian
Man kann viel über Christian sagen: Aber mal ehrlich, ohne ihn hätten wir heute gar nichts zu sagen.
Serientermine
Bei Serienterminen handelt es sich um wiederkehrende Termine. Das können z.B. tägliche Besprechungen oder monatliche Meetings sein.
Team Consolidate: Benjamin
Manchmal vergessen wir, dass Benny noch in der Lehre ist. Denn im Consolidate Entwicklungsteam hat er sich mit seiner hervorragenden Arbeit bereits…
Darstellung von Dokumenten in Aktivitäten-Listen
Passen Sie Ihre Aktivitäten-Listen Ihren Bedürfnissen an! Mit Hilfe von Spalten und Gruppierungen können Sie die Anzeige der Aktivitäten-Liste…
Team Consolidate: Amanda
Wir hören Amanda entweder Weihnachtslieder summen oder in Lichtgeschwindigkeit in die Tasten klopfen.
Zaubern Sie Ihren Liebsten ein Lächeln ins Gesicht
Weihnachten bedeutet für uns: Zeit für die Familie, gutes Essen, Ruhe, Besinnung und die eigene Batterie für das nächste Jahr aufzuladen.Deshalb…
Information zur weltweiten Log4J-Sicherheitslücke
Derzeit überschlagen sich weltweit die Meldungen zu einer Sicherheitslücke im Umfeld eines Java-Tools namens Log4J. Wir haben selbstverständlich auch…
Die Funktion "Suche für Textbausteine"
Diese Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit in Aktivitäten über ein Suchfeld und ein Dropdown-Menü nach Textbausteinen zu suchen.
CC-Relationen bei E-Mail Empfängern
Heute zeigen wir Ihnen, wie das Verhalten von CC-Relationen bei Serien-E-Mails aussieht.
Beziehungen bei Personen
Consolidate bietet Ihnen die Möglichkeit, Beziehungen von Personen einzutragen und diese für Geschäftsabläufe zu berücksichtigen.
Aufforderung zur Eintragung einer Stellvertretung
Im Arbeitsalltag kommt es häufig vor, dass Sie einen Termin im Kalender eingetragen bekommen und dabei auf das Einrichten einer Stellvertretung für…
Das Datums-Feld und Gruppierungen
Das Datums-Feld spielt in Consolidate eine wichtige Rolle.
Shortcuts / Tastenkombinationen
Mit der Hilfe von Shortcuts (Tastenkombinationen) wird das Bedienen von Consolidate noch einfacher.
Volltextsuche in Consolidate
Manchmal kann es hilfreich sein, eine Art "Google-Suche" im eigenen Unternehmen zu haben und Informationen einfach mit enthaltenen Begriffen und/oder…
Wir stellen uns vor!
Haben Sie sich schon mal gefragt, wer eigentlich hinter Consolidate steckt? Genau diese Fragen wollen wir Ihnen heute beantworten!
E-Mail Entwürfe
Noch nicht fertig mit Ihrer E-Mail, Sie müssen abbrechen oder noch Abklärungen treffen? Dann speichern Sie Ihre E-Mail als Entwurf und versenden diese…
Release Party - Wir haben gefeiert!
Und das laut, mit viel Stil und vor allem mit gutem Grund.
E-Mail-Adressen anzeigen und kopieren in E-Mails
E-Mail Adresse auf einen Blick sichtbar und einfach kopieren.
Die neue Consolidate App & Desktop Version 5.2 sind da!
Erfahren Sie hier alles über die Neuerungen! Neue Module in der Desktop Version 5.2: OnlineMeetings: Verwaltung von OnlineMeetings (MS Teams,…
Wiederkehrende Aktivitäten
Consolidate bietet Ihnen dabei die Möglichkeit eine Aktivität mit einer Wiederholung zu versehen.
Aktivitätsarten-Filter
Da jede Person in einem Unternehmen einen eigenen Aufgabenbereich hat, ist es nicht nötig, dass im Fenster für die Erstellung oder Änderung einer…
E-Mails bei Stellvertretung und Abwesenheitsnotiz
In diesem Tipp zeigen wir Ihnen wie Sie während Ihrer Abwesenheit mit Hilfe der Stellvertretung Ihre E-Mails an eine externe E-Mail-Adresse…
Urlaubs-Stellvertretung
Die Urlaubszeit rückt näher und Ihre Abwesenheit muss geregelt und organisiert werden.
Spamverdächtige E-Mails
So ziemlich jede und jeder muss sich mit Ihnen herumschlagen und findet Sie regelmäßig im Posteingang – die Rede ist von Spam-E-Mails.
Aktivität vom Typ
Mit Hilfe der Funktion “Aktivität vom Typ” können Sie schnell eine Aktivität mit der gewünschten Aktivitätsart erstellen oder eine Aktivitätsart zu…
Serien-E-Mails mit der Textvariable BriefAnrede
Wer kennt es nicht? Man möchte eine E-Mail an viele Empfänger senden, gleichzeitig alle Personen persönlich ansprechen und auch noch den Datenschutz…
Symbolleiste für den Schnellzugriff
Wollen wir nicht alle mit nur einem Klick viel verwendete Funktionen aufrufen können? Mit der Consolidate Symbolleiste für den Schnellzugriff ist…
Shortcut F6 im Kommentarfeld
Im Kommentarfeld von Aktivitäten sammeln sich mit der Zeit viele Informationen an, die von unterschiedlichen Mitarbeiter*innen eingefügt wurden.
Kontextmenü (Rechte Maustaste) im Feld Projekt
Mit Hilfe des Feldes “Projekt” in Aktivitäten, können Sie definieren welche Aktivitäten zu einem Projekt gehören.
Layout anpassen
Consolidate bietet Ihnen die Möglichkeit Fensterelemente Ihren Bedürfnissen entsprechend anzuordnen.
Historie als Liste anzeigen
Die Consolidate Historie können Sie sich vorstellen wie die Geschichte der Aktivität.
Arbeitsmappen
Mit Hilfe der Consolidate Arbeitsmappen können Sie sehr einfach eine “Sammlung” von Aktivitäten zusammenstellen.
Ticket Erstellung
Wenn Ihnen etwas aufgefallen ist oder Sie einen Termin mit einem unserer Techniker vereinbaren wollen, können Sie ganz einfach direkt über Ihr…
Listen speichern
Möchten wir nicht alle mit nur zwei Klicks vordefinierte Listen aufrufen können und sofort alle Informationen im Blick haben?
Geburtstage & Jubiläen
Vergessen Sie auch immer wieder mal Geburtstage oder Firmen-Jubiläen?Mit Consolidate passiert das nicht mehr!
Abfragen speichern
Wenn Sie eine Such-Abfrage mit gewissen Kriterien öfters benötigen, können Sie diese in Consolidate einfach speichern. Damit steht Ihnen die Abfrage…
“Infotext anzeigen” im Posteingang
Im Consolidate bekommen Sie immer alle Informationen in Ihrem Posteingang.
Allgemeine Anrede
Eine einheitliche Anrede für Briefe und E-Mails kann Ihr Unternehmen positiv hervorheben. Im Consolidate können Sie daher eine Anrede für das gesamte…
Funktionen der Datumsfelder
Über das Datumsfeld in Consolidate können Sie bestimmen, an welchem Tag eine Aufgabe erledigt werden soll, wann ein Termin stattfindet oder wann Sie…
Neue Aktivität aus Navigation erstellen
Wenn Sie schnell und einfach eine Aktivität direkt über die Navigation erzeugen möchten und Informationen wie Verantwortlichkeit, Technologie oder…
Kontextmenü für Antworten, Allen Antworten und Weiterleiten
Im täglichen E-Mail Verkehr, kann es vorkommen, dass Sie einenE-Mailverlauf oder Bilder bewusst nicht mitsenden möchten. Oder Sie möchten den…
Unbekannte E-Mail Adresse speichern
Damit Sie immer alle Informationen im Consolidate verfügbar haben, ist es wichtig Daten und Informationen zu pflegen. Dies betrifft auch die…
Aktivitäten Link & Akt-ID Schnellsuche
Im Consolidate verfügt jede Aktivität über eine einzigartige Aktivitätennummer, kurz AktID genannt.
Aktivitäten abonnieren
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Tipp der Woche
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