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Assistenz Funktion

Tipp der Woche
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Für eine Vorgesetzte oder einen Vorgesetzten ist es oft schwierig und zeitaufwendig alle Korrespondenzen, Aufgaben und Termine zu verwalten. Eine oder mehrere Assistenzen können hier Abhilfe schaffen und die Person entlasten.

Consolidate bietet Ihnen dafür die Assistenz-Funktion an.

Wählen Sie dafür zuerst im Consolidate der vorgesetzten Person im Menü den Punkt "Einstellungen" und anschließend die Funktion "Benutzer-Einstellungen" aus. Hier kann mittels eintragen des Kürzels im Feld "Assistenz" definiert werden, welche Person als Assistenz fungiert. Wenn eine vorgesetzte Person mehrere Assistenzen hat, tragen Sie einfach die Kürzel dieser Mitarbeiter*innen mit einem Komma (,) oder Semikolon (;) getrennt in das Feld ein.

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Die Änderung wird nach einer erneuten Anmeldung aktiviert. 

Im Consolidate der Assistenz erscheint nach einem Neustart zusätzlich zum eigenen Posteingang auch der Posteingang der vorgesetzten Person im Navigationsfenster.

Außerdem werden Spamverdacht, die fälligen Erinnerungen und die Aufgaben der vorgesetzten Person aufgelistet. Der Kalenders wird ebenfalls angezeigt, was den Aufruf erleichtert bzw. beschleunigt.

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Damit ist klar, dass eine Assistenz nicht zu viele Vorgesetzte haben sollte, was aber in der Praxis meistens auf zwei bis drei limitiert ist.
Innerhalb der Listen hat die Assistenz NICHT automatisch die gleichen Vertraulichkeitsrechte wie der oder die Vorgesetzte. Es werden aber BlockNew- und persönlich/vertrauliche Mitteilungen im Eingang angezeigt.

Bei Bedarf muss administrativ sichergestellt werden, dass die Assistenz Zugriff auf die Vertraulichkeitsgruppen hat, die auch die Vorgesetzten besitzen.

Das ist notwendig, da sonst der oder die Vorgesetzte keine Aktivitäten vor der Assistenz verbergen könnte. Persönlich/Vertrauliche Nachrichten werden jeweils NUR im Vorgesetzten-Eingang der Assistenz angezeigt und sind später für diese nicht mehr auffindbar (ähnlich einem vertraulichen CC).

Weitere hilfreiche Informationen zur Assistenz Funktionen finden Sie in unserem online Handbuch.

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