Haben Sie Ihren Posteingang ​im Griff oder er Sie?

Leider hat sich in den letzten Jahren eine Arbeitsmethodik eingeschlichen, die ich “Now or never” nenne. Wir sind so sehr auf den Posteingang des E-Mail-Programmes fixiert, dass meist nur die neuesten Nachrichten bearbeitet werden. Sobald etwas hereinkommt, das eine etwas längere Bearbeitungszeit beansprucht, bleibt es liegen, weil natürlich inzwischen wieder neuere Nachrichten eingehen und dann dafür keine Zeit bleibt.

Konzentriertes Arbeiten an einer umfangreicheren Aufgabe ist heute schon ein Luxus, der oft nur an den Abenden und Wochenenden möglich ist. Muss das so sein?

Sollten wir nicht grundsätzlich unsere Aufgaben in wichtig / dringend einteilen und nicht in "kam grad rein" ?

Es gibt einen Trick, wie Sie SOFORT aus diesem Teufelskreis herauskommen und diesen möchte ich Ihnen jetzt verraten. Verbieten Sie es sich, Ihre Nachrichten direkt im Posteingang zu bearbeiten!

Versetzen Sie sich ganz bewusst in zwei unterschiedliche “Modi” und wechseln Sie nur gezielt zwischen diesen hin und her. Der Modus, wenn Sie Ihren Posteingang offen haben ist der Planungsmodus und sobald Sie Ihre Aufgabenliste öffnen, begeben Sie sich in den Arbeitsmodus.

Im Planungsmodus dürfen Sie nichts bearbeiten und im Arbeitsmodus ist der Posteingang tabu. Wichtig: Den Planungsmodus verlassen Sie erst wieder, wenn der Posteingang leer ist.

Wie oft Sie täglich Ihren Posteingang leeren, hängt von Ihrem Job ab und davon, wie kurzfristig Ihre Aufgaben eine Reaktion erfordern. Was ich mit Sicherheit weiss ist, dass jeder Job eine stündliche Bearbeitung des Posteinganges zulässt, denn, wenn etwas dringender als eine Stunde ist, dann ist E-Mail vermutlich das falsche Medium.

Mein Posteingangs-Intervall als Geschäftsführer einer Softwarefirma ist ca. alle 3-4 Stunden (2-3 mal täglich).

Was mache ich nun genau im Planungsmodus?

Das folgende Schaubild veranschaulicht meine Vorgehensweise: 

Sie sehen daran, dass es doch eine Ausnahme gibt, wo Mails im Posteingang bearbeitet werden dürfen: wenn die Bearbeitung weniger als 2 Minuten dauert.

Eine kurze Terminbestätigung oder die Antwort auf eine einfache Frage kann ich natürlich sofort machen, denn für solche "Kleinigkeiten" lohnt es sich nicht zu planen. Aber Vorsicht: Wenn Sie 20 solcher Nachrichten haben, sind schnell 30-40 Minuten vorbei, ohne dass Sie die “superdringende” Nachricht auf Listenplatz 21 überhaupt gesehen haben.

In Consolidate mache ich also bei allen Nachrichten, die kein Müll sind und deren Bearbeitung länger als 2 Minuten dauert folgendes:

1. Die nötigen Zuordnungen eintragen (Aktivitätsart, Projekt, Absender – falls diese nicht schon automatisch erkannt wurden.

2. Überlegen, wer als erstes etwas tun muss – vielleicht kann ich die Aufgabe ja sofort an einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin delegieren?

3. Wenn nicht, überlege ich, wann das bearbeitet werden muss, indem ich das Bearbeitungsdatum eintrage.

4. Ich setzte die Aktivität auf “gelesen”, wodurch Sie beim Aktualisieren aus dem Posteingang verschwindet.

Die Planung ist damit abgeschlossen und ich mache das konsequent mit einer Nachricht nach der anderen – bis der Posteingang leer ist. Anschließend öffne ich die Aufgabenliste (oder aktualisiere diese) und finde dort nun alle Aufgaben inkl. der Mails, die HEUTE von MIR bearbeitet werden müssen – und das unabhängig davon, wann diese eingetroffen sind. Delegierte, erledigte oder für die Zukunft eingeplante Aufgaben sehe ich an dieser Stelle nicht.

Jetzt wechsle ich in den Arbeitsmodus und beginne an der wichtigsten Aufgabe aus dieser Liste zu arbeiten. Die Sortierung kann ich bei Bedarf über die Priorität und die Aufgaben-Kategorie noch feintunen. Während ich im Arbeitsmodus bin, interessiert mich kein Posteingang – der kann blinken und klingeln so oft er will.

Übrigens: Mit anderen Störungen wie dem Telefon oder Kolleg*innen sollten Sie versuchen, ähnlich zu verfahren. Es ist Ihnen niemand böse, wenn Sie später zurückrufen oder der Kolleg*in sagen, dass Sie in 20 Minuten rüber kommen werden.

Versuchen Sie mit aller Macht an dieser Aufgabe zu bleiben, bis diese entweder erledigt ist oder nicht weiter bearbeitet werden kann. Erst dann nehmen Sie sich die nächste Aufgabe vor oder wechseln wieder kurz in den Planungsmodus (Posteingang durchgehen).

Auch kann es von Zeit zu Zeit sinnvoll sein, die Aufgabenliste im Planungsmodus zu bearbeiten.

Ich kann Ihnen folgendes versprechen: Wenn Sie das umsetzen, steigt nicht nur Ihre Produktivität, sondern auch Ihre Zufriedenheit und die Zahl Ihrer Erfolgserlebnisse.

Bleiben Sie Meister*in über Ihre Zeit!