Listen speichern

TIPP DER WOCHE

Listen speichern

Möchten wir nicht alle mit nur zwei Klicks vordefinierte Listen aufrufen können und sofort alle Informationen im Blick haben?

In diesem Tipp erklären wir Ihnen wie genau das in Consolidate möglich ist.

Sie können Listen in den Bereichen Aktivitäten, Adressen und Personen speichern.

In diesem Tipp zeigen wir das Speichern einer Aktivitäten-Liste.

Voraussetzung:

Damit Sie eine Liste speichern können, müssen Sie zuerst eine Abfrage dafür speichern.

Dies haben wir bereits in einem vorherigen Tipp “Abfragen speichern” für Sie beschrieben.

Rufen Sie zu Beginn die gespeicherte Abfrage in der Liste auf. Verfeinern Sie (falls gewünscht) die Suche durch zusätzliche Spalten und Gruppierungen.

Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschriften und wählen Sie den Eintrag  “Liste speichern unter…” aus.

Consolidate öffnet anschliessend folgendes Dialogfenster:

Hinweis:

Wenn Ihre Liste auf einer gespeicherten Abfrage basiert, trägt Consolidate automatisch die Bezeichnung der Abfrage für die Liste ein. Sollten Sie eine andere Bezeichnung für Ihre Liste verwenden möchte, können Sie diese natürlich anpassen.

Folgende Optionen werden Ihnen angeboten:

Als Standard speichern:
Speichert die Liste mit Ihren Einstellungen für Spalten und Gruppierungen als Ihre eigene Standardliste.

Gruppierung ebenfalls speichern:

Wenn Sie bei der Gestaltung der Liste Gruppierungen verwenden, werden diese beim erneuten Öffnen der Liste wieder angezeigt.

Global (für alle Mitarbeiter):
Speichert diese Liste für das gesamte Unternehmen. Wenn ein Mitarbeiter diesen Suchbereich öffnet, erscheint diese definierte Liste.

Liste beim Öffnen automatisch füllen (Suche starten):

Speichert die eingegebenen Kriterieninhalte so, dass diese beim erneuten Öffnen der Liste nicht mehr eingegeben werden müssen. Die Suche wird automatisch gestartet.

Suchparameter ausblenden:
Blendet beim Öffnen der Liste den Kriterienbereich aus. Diesen können Sie jederzeit mit einem Klick auf den grauen nach unten gerichteten Pfeil wieder einblenden.

Definieren Sie anschliessend (falls Sie dafür berechtigt sind), ob die Liste nur für Sie, für alle oder nur für ausgewählte Mitarbeiter zur Verfügung stehen soll. Wenn die Liste nur speziellen Mitarbeitern zur Verfügung stehen soll, verschieben Sie diese Mitarbeiter mit der Pfeiltasten oder per Doppelklick auf die rechte Seite “Zugeordnet”.

Speichern Sie mit “OK”.