Arbeitsmappen

TIPP DER WOCHE

Arbeitsmappen

Mit Hilfe der Consolidate Arbeitsmappen können Sie sehr einfach eine “Sammlung” von Aktivitäten zusammenstellen. Zum Beispiel als Vorbereitung für einen Termin, für Reisevorbereitungen, zur Sammlung von Unterlagen zu einem bestimmten Thema usw.
Arbeitsmappen sollten nicht für Projekte verwendet werden, dafür gibt es die Projektzuordnung in Consolidate. Arbeitsmappen ersetzen auch keine Aktivitätsarten. Wenn Sie weitere Aktivitätsarten benötigen, kann Ihr Consolidate Administrator diese für Sie einrichten.
Die Arbeitsmappen sind unabhängig von den restlichen Zuordnungen wie Aktivitätsart, Projekt, Status, Verantwortlichkeit usw. und pro Anwender einstellbar und auch nur für den Eigentümer sichtbar.
Natürlich können nur Aktivitäten zu einer Arbeitsmappe hinzugefügt werden, für welche Sie auch berechtigt sind.

Wenn Sie eine neue Arbeitsmappe erstellen möchten, gibt es dafür folgende zwei Möglichkeiten:
Klicken Sie auf den Menüpunkt “NEU” und wählen sie die Option “Arbeitsmappe” aus.

Oder führen Sie auf den Menüpunkt “Arbeitsmappen” in der Navigation einen Klick mit der rechten Maustaste aus und wählen Sie dann die Funktion “Neue Arbeitsmappe”.

Geben Sie im Erstellungs-Fenster eine Bezeichnung für die Arbeitsmappe ein und wählen Sie eine Farbe für das Symbol aus.

Die Option “Aktivitäten auch Offline verfügbar machen” wird angezeigt, wenn entweder eine Lizenz für ein Replikat oder eine Lizenz für MobileApp vorhanden ist. Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie die Aktivitäten in dieser Arbeitsmappe auch offline verwenden möchten.

Speichern Sie die Arbeitsmappe mit Klick auf die Schaltfläche “OK”.
Ihre erstellte Arbeitsmappe wird nun in der Navigation unter dem Menüpunkt “Arbeitsmappen” angezeigt:

Sie können anschließend ganz einfach mittels Drag & Drop Aktivitäten in Ihre Arbeitsmappe ziehen (auch Aktivitäten für welche Sie nicht verantwortlich sind) oder eine gemerkte Aktivität hinzufügen.
Die Zuordnung von Aktivitäten zu mehreren Mappen ist möglich.
Aktivitäten in Ihrer Arbeitsmappe können Sie markieren und mit Rechtsklick wie gewohnt bearbeiten (falls berechtigt).
Aktivitäten können Sie ebenfalls mit Hilfe der rechten Maustaste und der Funktion “Aus Mappe entfernen” aus der Arbeitsmappe entfernen (Mehrfachmarkierung möglich).

Nach Abschluss der Thematik können Sie eine Arbeitsmappe auch sehr einfach wieder über das Kontextmenü “auflösen”.
Es wird dabei nur die Arbeitsmappe aufgelöst, die Aktivitäten bleiben dabei bestehen.