Neue Volltextengine für Consolidate

Die Consolidate-Volltextsuche basiert jetzt auf elasticsearch – einer preisgekrönten und international viel Aufsehen erregenden Suchmaschine.

Einige Systeme, deren Suche ebenfalls auf elasticsearch aufbaut, werden Sie vermutlich kennen und tagtäglich verwenden:

Xing LinkedIn    Wikipedia    ebay   AutoScout24

Mit dieser neuen Suchmaschine in Consolidate finden Sie jedes Dokument mit 2-3 Begriffen innerhalb weniger (Milli-) Sekunden.

Ein Beispiel:

Wir haben vor einiger Zeit einen Banner auf der Plattform www.wirtschaftszeit.at geschaltet und möchte wissen, was das gekostet hat.

Nun könnte ich natürlich „klassisch“ den Kontakt heraussuchen und dort in der Aktivitätenliste nach der Rechnung oder der Auftragsbestätigung suchen.

Mit der neuen Consolidate-Volltextsuche geht das einfacher und vorallem viel schneller:

Ich schreibe einfach „banner consolidate wirtschaftszeit“ in das globale Suchfeld im Navigationsbereich ein und drücke „ENTER“.

Nach weniger als einer Sekunde, erhalte ich dieses Ergebnis (…die dritte Zeile enthält das Mail mit der AB):

Beachten Sie auch das Highlighting – überall wo einer der Begriffe vorkommt, wird das im Suchergebnis markiert.

Zur Info: Wir haben bei uns derzeit ca. eine Million Dokumente abgelegt und diese Suche hat 0,82 Sekunden gedauert.   🙂

Durchsucht werden übrigens nicht nur die Aktivitäten und deren Kommentare, sondern auch die Mailtexte und die Inhalte der angehängten Dokumente (Word, Excel, PDF, …) – selbstverständlich unternehmensweit.

Wie funktioniert das?

Das Geheimnis ist ein „inverted index“. Über einen Indexierungsdienst werden sämtliche Aktivitäten, deren Betreff, Zusatzfelder, Kommentare und Dokumentinhalte „zerlegt“ und an einen Indexserver übergeben. Dabei kommt ein optimiertes Mapping zum Einsatz, mit dem den unterschiedlichen Datenbereichen auch unterschiedliche Gewichtungen mitgegeben werden.

Es macht z.B. einen großen Unterschied, ob ein Begriff im Betreff oder auf Seite 47 der vierten Beilage vorkommt. Oder ob das Dokument 3 Wochen oder 2 Jahre alt ist.

Aus all diesen Informationen und Gewichtungen berechnet die Suchmaschine dann ein Ranking, das zu optimalen Suchergebnissen führt.

Was brauche ich dafür?

Neben einer aktuellen Consolidate-Version (5+) brauchen Sie einen Server, der die Funktion des Indexservers übernimmt (Windows oder Linux). Das kann ein kleiner Barebone-Server oder auch ein virtueller Server sein.

Wichtig ist, dass dieser Server über ausreichend RAM (16GB+) und über schnelle Harddisks verfügt – SSD´s wären optimal.

Der Platzbedarf für die Indexdaten entspricht ca. 60% der Gesamtmenge Ihrer Consolidate-Datenbank und der abgelegten Dokumente.

Wenn Sie also eine Consolidate-Datenbank mit 10GB Grösse und dazu noch 200GB Dokumente haben, brauchen Sie auf dem Indexserver ca. 125 GB Platz.

Diese Daten müssen Sie übrigens nicht spiegeln oder sichern, denn der Index kann aus dem Originaldaten jederzeit wieder hergestellt werden.

Erfahrungsgemäß liegen die Kosten für so einen „Mini-Server“ unter € 1000,–.

Dieser Server sollte aus dem ganzen Netzwerk via HTTP erreichbar sein und wenn Sie Niederlassungen oder Außendienst-Mitarbeiter (Replikate, App) haben, sollte er auch von außerhalb erreichbar sein (Firewall-Einstellungen).

Damit können Sie die Volltextsuche bereits aus Ihrem aktuellen Consolidate-Client und auch aus der neuen App benützen.

Die Installation des Indexservers kann per Fernwartung erfolgen und dauert max. eine Stunde.

Für kleine Installationen (bis 10 User) bereiten wir derzeit ein Hosting-Angebot für den Indexserver vor. Dann brauchen Sie sich technisch um nichts zu kümmern.

Welche Lizenzen sind notwendig?

Für diese neue Volltextsuche benötigen Sie nur das Modul „Volltextsuche“ von Consolidate.

Falls Sie das noch nicht haben, betragen die Kosten dafür einmalig € 80,– pro User (zuzügl. 15% Wartung p.a.).

Bei Fragen stehen Ihnen Ihr Consolidate-Partner und unser Team jederzeit gerne zur Verfügung.

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