„Bei österreichweit zirka 800 zu betreuenden Objekten ist das Informationsmanagement mitentscheidend für den Erfolg des Unternehmens,“ sagt Josef Lampert, verantwortlich für die Informatik bei Zehnacker Solutions Austria.

Die Zehnacker Solutions Austria umfasst die Unternehmen CSS, Astrein, Securex und Catering. Sie haben sich auf Health Care Service für Krankenhäuser und Pflegeheime, Business Services, Security-Dienste und Catering spezialisiert.

Ebenso wie Informatikleiter Hr. Lampert ist auch die Geschäftsführung bei Zehnacker überzeugt, dass ein funktionierendes Informationsmanagement zur Flexibilität am Markt beiträgt. Heute habe jeder verantwortliche Mitarbeiter, egal wo er sich befinde, jederzeit auf alle ihn betreffenden Informationen Zugriff. Vertragsdetails, Besuchsberichte oder Termine stehen somit sofort zur Verfügung und ermöglichen fundierte und rasche Entscheidungen.

Sabine Kondert, bei Zehnacker für die Administration von Consolidate zuständig, erzählt aus der Vergangenheit: „Bei der Suche nach einer Lösung stand die zentrale Dokumentation, Archivierung und die Verfügbarkeit der Kundendaten im Mittelpunkt“. Seit 1999 wurden inzwischen 120 Arbeitsplätze an 40 verschiedenen Standorten eingebunden. „Mit Consolidate haben wir ein Produkt gefunden, welches diese Anforderungen zu 100 Prozent erfüllt und zudem als einheitliche Kommunikationsplattform dient“, freut sich Josef Lampert über die geglückte Systemwahl.

Heute werden alle Dokumente, Verträge, e-Mails, Faxe und anderer Schriftverkehr mehrfach zugeordnet. Um welchen Kunden handelt es sich? Welches Objekt betrifft es? Von wem wird es innerbetrieblich bearbeitet? Neben dem Datum erhält die Aktivität auch noch einen Status, der Auskunft gibt, ob eine weitere Bearbeitung notwendig ist. Fast alle eingehenden Nachrichten werden automatisch zugeordnet. „Diese Zuordnungen ermöglichen das rasche Auffinden von Informationen über unterschiedliche Schlüsselbegriffe“, erklärt Sabine Kondert.

Realisiert wurde bei Zehnacker auch eine Schnittstelle zu SAP: Mit Consolidate kann jetzt österreichweit in eine digitale Kundenakte eingesehen werden.
Hier stehen neben dem gescannten Vertrag und den manuell gepflegten Vertragslaufzeiten die aktuellen Daten aus dem Kreditoren- und Debitorenstamm mit den wichtigsten Eckdaten wie Kostenstelle, zuständiger Objektleiter, Region, Mitarbeiteranzahl und Vorjahresumsatz zur Verfügung.

Zum Datenschutz erklärt Sabine Kondert: „Um diese sensiblen Daten besonders zu schützen, haben wir die Berechtigung in Consolidate innerhalb der Aktivitätsart „Dienstleistungsvertrag“ nach den Zugriffsrechten wie im SAP eingeschränkt – welche ebenfalls automatisch über die Schnittstelle bei jedem Update aktuell mitgeliefert werden.“

Josef Lampert ist neben der Funktionalität auch von der Wirtschaftlichkeit der Consolidate-Software überzeugt. Geringer Administrationsaufwand für den laufenden Betrieb und die hohe Bedienerfreundlichkeit sind für ihn die wesentlichen Kriterien: „Der Nutzen lässt sich nur steigern, wenn man auch nicht so geübte Anwender für ein System begeistern kann. Genau davon hängt es ab, ob man ein Informationsmanagementsystem zum Leben erwecken und dann auch am Leben erhalten kann.“