Im Kunsthaus Bregenz sind es internationale Künstler die Besucher über die Landesgrenzen hinaus anlocken. Unterschiedlichste Produktionen stehen am Vorarlberger Landestheater einem breiten Theaterpublikum offen. Das Landesmuseum zeigt neben seiner ausgedehnten Kunstsammlung auch temporäre Ausstellungen. Vielfältig wie das Programm der Kulturinstitutionen ist die betriebswirtschaftliche Verwaltung.

Synergien besser nutzen

1997 wurde die Vorarlberger Kulturhäuser Betriebsgesellschaft vom Land gegründet, um Synergien in den Bereichen Personal, Rechnungswesen und Kontrollinstanz, Informatik und Technik zu bündeln. Die einzelnen Häuser sind Profitcenters und bleiben budgetär und künstlerisch autonom. In dieser Konstellation können sie ihre Kräfte auf die Kernkompetenzen konzentrieren.

Mag. Artur Vonblon steht seit 2002 als Geschäftsführer an der Spitze der Gesellschaft und beschreibt die Ausgangssituation so: „Die drei Organisationen hatten in über 20 einzelnen Datenbanken rund 20.000 Adressen gespeichert. Das Personal wurde von jedem Haus autonom verwaltet. Ebenso Technik und Informatik.“ Die Folge waren neben geringer Flexibilität im Bereich der verschiedenen Ressourcen redundante Daten und fehlende Synergien.

Synergien besser zu nutzen war ein wesentliches Ziel. Mit der Schaffung einer einheitlichen Plattform für alle Daten können heute Adressen, ausgestattet mit entsprechenden Merkmalen und Berechtigungen, für Aussendungen aller drei Häuser verwendet werden. „Von den zirka 7.500 Adressen, die zum Beispiel das Kunsthaus für die Einladung zur Ausstellungseröffnung verwendet, sind garantiert auch Interessenten für Ausstellungen im Landesmuseum oder für die Uraufführung eines Theaterstücks dabei“, sieht Vonblon große Vorteile.

Informationen transparent machen

Für seine Arbeit ebenso wichtig sei das Informationsmanagement, erzählt der Geschäftsführer. „Consolidate macht es uns möglich, in wirklicher Partnerschaft zu unseren drei Häusern zu stehen. Es schafft die notwendige Informationstransparenz und macht zugleich die erforderliche Abgrenzung möglich.“
Eine Intervention für betriebswirtschaftliche Belange mache nur vor oder während dem Prozess Sinn. Dafür benötige er die relevanten Informationen über ein Projekt. „Und genau das ist mit Consolidate auf Knopfdruck möglich.“ Die Informationsmanagement-Software Consolidate wird bei den Kulturhäusern auch für Projektmanagement und Workflow eingesetzt.

Mit Unterstützung von Consolidate verwalte die Kulturhäuser Betriebsgesellschaft ungefähr 150 Dienstverhältnisse und eine Betriebsleistung von zirka acht Millionen Euro im Jahr. An die 17.000 Adressen stehen dem Kunsthaus, dem Landesmuseum und dem Landestheater für Aktivitäten und Aussendungen zur Verfügung.
Auf die Frage, ob sich der Nutzen von Consolidate in Zahlen fassen lasse, meint der kunstsinnige Geschäftsführer: „Consolidate ist kein Projekt, das man abschließt, es ist ein laufender Prozess, der ständig Erweiterung erfährt. Insofern kann ich den Nutzen auch nicht in Zahlen fassen. Aber es wäre für uns alle unvorstellbar, unsere täglichen Aufgaben ohne Unterstützung der Consolidate Informationsmanagement Software zu bewältigen.“

Nachsatz

„Ohne guten Informationsfluss ist die Verwaltung dieser drei Häuser nicht möglich. Consolidate stellt relevante Daten und Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung. “