Im Jahr 2001 schlossen sich die Stadtwerke Ravensburg und Weingarten zur TWS zusammen, ein modernes Energieversorgungs-Unternehmen entstand. Mit Unterstützung des Vorarlberger Softwarehauses Consolidate wird das Informationsmanagement den neuen Strukturen angepasst.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten mit dem Consolidate C4, das die bestehenden Systeme ergänzt.
Schwerpunkt im Einsatz der Information Management Software ist die Adressenverwaltung und die Datenarchivierung. „Die Datenpflege blieb weitestgehend jedem selbst überlassen, die Archivierung und die Datenablage gestaltete sich zunehmend schwieriger“, begründet Frank Thurner, EDV-Verantwortlicher, die Umstellung. „Rund 30.000 Adressen gilt es zu pflegen. Wir hatten jede Menge Kundendatensätze, aber nie waren die zur Hand, die man gerade brauchte“, ergänzt Dietmar Blaut aus der Abteilung Rechnungswesen und EDV.

Abläufe für alle transparent

Die Adressenverwaltung haben die Oberschwaben dank Consolidate nun im Griff. „Argument für die Umstellung auf Consolidate war aber die Vielfalt der Anwendungsbereiche“, sagt Thurner.

Denn Consolidate C4 vereinfacht die Dokumentenverwaltung, macht Abläufe transparent, ermöglicht abteilungsübergreifende Kundenbeziehungen und den zentralen Zugriff auf die erstellten Dokumente.
Thurner: „Die gesamte Bürokommunikation läuft jetzt über Consolidate. Man kann sich nun wirklich auf die wesentlichen Arbeiten konzentrieren.“

Durch den schnellen Zugriff auf Dokumente wurden die Arbeitsabläufe deutlich beschleunigt, davon sind die beiden EDV-Spezialisten überzeugt. Dietmar Blaut: „Man muss sich nun nicht mehr überlegen, in welchem Schrank man welchen Ordner suchen soll“. Ein weiterer Positiveffekt: „Die Abläufe sind nun für alle Beteiligten einsehbar und damit auch nachvollziehbar.“

Besonders bewährt sich bei TWS die Groupware, die den betriebsinternen Austausch von Daten und Materialien auf einfache Art ermöglicht. Wie beispielsweise die Reservierung eines Sitzungsraumes oder Dienstwagens. Frank Thurner: „Heute machen wir die Reservierungen über Consolidate und sparen uns damit Zeit und Wege.“

Kalender schafft Überblick

Die transparente Terminplanung findet allgemeine Zustimmung. Auf Knopfdruck ist ersichtlich, wer wann verfügbar ist. Frank Thurner: „Wenn ich einen Termin mit Herrn Blaut brauche, schaue ich einfach in seinen Kalender und trage mich zum gewünschten Zeitpunkt ein.“ Durch eine interne Vereinbarung wurden die Spielregeln festgelegt. Thurner: „Für Eintragungen muss man eine 24-Stunden-Frist einhalten. Ganz kurzfristige Termine müssen direkt abgesprochen werden.“

Besonders glücklich über die neue Koordination ist Andrea Brugger, die Empfangssekretärin: „Für mich ist der Kalender in Consolidate eine ganz dankbare Sache. Ich habe endlich den Überblick über alle Termine! Kommt ein Anruf herein, habe ich sofort auf dem Bildschirm, ob der gewünschte Gesprächspartner im Haus ist. Das erspart den Kunden lästiges und zeitaufwändiges Weiterverbinden.“

Dank erfahrener Consolidate-Trainer war der Einarbeitungsauf wand gering: Innerhalb von 14 Tagen wurde jeder Mitarbeiter einen Tag lang auf das neue System vorbereitet. Gibt es in der täglichen Anwendung Schwierigkeiten, „haben die Partner von Consolidate innerhalb weniger Stunden eine Lösung“, lobt Frank Thurner den Support.