Jährlich verarbeiten die 110 Mitarbeiter der Format Werk GmbH in Gunskirchen, Oberösterreich, rund 10.000 Tonnen Papier zur cleveren Produkten für Schule und Büro. Mit den Marken Format-X, Formati, Formats, Ursus, Alma und Tell sind sie in Österreichs Schulen und Unternehmen zu Hause. Was in Zusammenarbeit mit Lehrern und der Universität Linz an praxisorientierten Produkten entwickelt wird, ist weit mehr als „simple paper“.
Die Format Werk GmbH erzielte 2006 rund 18 Millionen Euro Umsatz. Der Marktanteil in Österreich liegt bei ca. 50 Prozent. Die Exportquote beträgt 45 Prozent, die Ausfuhren gehen vor allem in die Märkte Deutschland, Schweiz, Niederlande und Skandinavien.
Innovativ zeigt sich das Unternehmen auch in Sachen Informationstechnologie. Seit Mai 2006 läuft die Softwarelösung Consolidate des gleichnamigen Vorarlberger Systemhauses. „Informationen müssen transparent und jederzeit an jedem Ort verfügbar sein, um Nutzen zu bringen“, weiß Format Werk-Geschäftsführer Thomas Riemer. „Mit Consolidate wird dieser Anspruch erfüllt – ein wichtiger Erfolgsfaktor für unser Unternehmen.“
Gesamtsystem statt Insellösungen
Vor der Einführung von Consolidate war die Ausgangssituation nicht anders als in den meisten mittelständischen Unternehmen: Das Marketing beispielsweise führte eine eigene Datenbank für Schulen, Lehrer und Fachhändler. E-Mail, Kalender, Adressen und Aufgaben wurden über Lotus Notes verwaltet und Angebote, Briefe und anderer Schriftverkehr auf dem File Server abgelegt. Über das Internet hatten registrierte Benutzer Zugriff und wurden potentielle Händler gesucht.
„Mit dem Wachstum des Unternehmens wachsen auch die Insellösungen in der Informatik“, schildert der IT-Verantwortliche der Formatwerke, Horst Brückler. „Die Folge waren redundante Daten, unsaubere Mailings und die lange Suche nach relevanten Informationen. Ganz zu schweigen vom hohem Schulungs- und Wartungsaufwand für die unterschiedlichen Systeme.“
Bei der Auswahl einer Gesamtlösung für das Informationsmanagement standen deshalb die zentrale Verwaltung von Informationen, ein rascher Informationsfluss und die lückenlose Dokumentation von Aktivitäten und Geschäftsprozessen im Vordergrund. „Bei Consolidate hat uns der innovative Ansatz und die nahtlose Integration in die bestehende Informationstechnologie überzeugt“, erklärt Brückler. Zudem decke Consolidate eine Vielzahl von Bedürfnissen wie Costumer Relationsship Management, Groupware, Workflow und Web ab.
Im Mai 2006 wurde Consolidate für 50 Benutzer, 20 davon im Produktionsbereich eingeführt. Implementierungs- und Supportpartner vor Ort war die DGR DatenverarbeitungsgesmbH mit Projektleiter Robert Rosenauer.
Datenpool statt hierarchische Ordner
Die Software verwendet anstelle einer hierarchischen Ordnerstruktur einen zentralen Datenpool. Alle Informationen werden ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand mit Geschäftsobjekten verknüpft. Anstelle der Frage „Wo?“ wird jede Aktivität über die Fragen „Wer? Was? an Wen? Wann? und Warum?“ abgebildet. Dabei spielt es keine Rolle mehr, ob es sich um E-Mails, Telefonnotizen, Fax-Nachrichten, Word-Dokumente oder Projektinformationen handelt.
Auf Knopfdruck stellt Consolidate lückenlose Übersichten von Kontakten, Aktivitäten oder Aufgaben zur Verfügung, die je nach Berechtigung auch über Abteilungsgrenzen hinweg einsehbar sind. Selbst externe Partner wie Schulen, Partner-Universität und dergleichen haben über den Webbrowser Zugriff auf für sie bestimmte Informationen.
Brückler ist nach dem ersten Jahr mehr denn je von der Entscheidung für die neue Software überzeugt: „Durch die Übernahme von Daten bei der Einführung und dem logischen Handling bietet Consolidate jedem Anwender unmittelbaren Nutzen, von Anfang an. Das macht die Software quasi zum Selbstläufer.“
