Das Südtiroler Dienstleistungsunternehmen arbeitet an vier Standorten mit insgesamt 40 Mitarbeitern die über ein IT-Netzwerk verbunden sind.
Besonders wichtig ist dabei, dass alle Mitarbeiter über einen einheitlichen Stand bzgl. der aktuellen Gesetzesregelungen und -neuerungen sowie ein aktuelles Fachwissen verfügen. Zudem müssen die verwendeten Dokumentenvorlagen und Formulare einheitlich sein.
Eine optimale Kommunikation und der fließende Informationsaustausch haben bei ELAS als Dienstleistungsunternehmen einen sehr hohen Stellenwert. Nur auf diese Weise können sie ihren Kunden eine qualitativ einwandfreie Dienstleistung bieten.
Herr Dr. Wahlmüller, warum haben Sie sich für eine Infomationsmanagementlösung interessiert?
Wir hatten uns bereits seit einigen Jahren nach einer passenden Softwarelösung für das Informations- und Kommunikationsmanagement umgesehen. Bei der Auswahl der Lösung haben wir darauf geachtet, dass die Aspekte flexible Anpassbarkeit, Arbeitsablaufoptimierung, Gewährleistung eines einheitlichen Wissensstandes der Mitarbeiter, Sicherstellung der Dokumentation, die Zuweisung des Arbeitsaufwandes an die einzelnen Dienstleistungen sowie das Qualitätsmanagement berücksichtigt werden.
Welche Anforderungen hatten Sie an die Softwarelösung?
Die Lösung sollte Termin- und Zeitmanagement, Projektmanagement, die interne und externe Dokumentation und Kommunikation, ein Ablage- und Archivierungssystem sowie eine Versionsverwaltung unterstützen. Da wir die ISO-Zertifizierung anstreben, ergaben sich zusätzliche Anforderungen wie z.B. die ISO konforme Verwaltung der Dokumente. Die Vorlagen müssen stets erhalten bleiben und werden zentral verwaltet, dies ermöglicht auf einfache Weise ein einheitliches Unternehmensbild nach außen und einheitlich aktualisierte Gesetzestexte und Vorlagen.
Wir suchten also eine umfassende Lösung. Die Softwarelösung Consolidate hat diese Anforderungen alle erfüllen können.
Wie gehen die Mitarbeiter mit der Lösung um?
Zu Beginn gab es - wie bei jeder Neuerung - geringe Widerstände gegen eine Informationsmanagementlösung. Jedoch bereits nach der ersten Einschulung der Mitarbeiter waren diese Zweifel beseitigt.
Die Benutzerfreundlichkeit von Consolidate sowie das einfache, jedoch revolutionäre Prinzip, alle Arbeitsgänge eindeutig wieder auffindbar zu machen, haben unsere Mitarbeiter überzeugt.
So wird z.B. vor der Erstellung eines Dokumentes festgelegt, „wer, was, an wen, wann, warum“ zu tun hat. Jedes Dokument, jede Aktivität, jedes Fax, jedes Telefonat etc. erhält somit eine eindeutige und schnell zu erstellende Kennzeichnung.
Anhand einer Suchfunktion können alle Informationen in kürzester Zeit wieder gefunden werden. Mit dieser Lösung wird nicht mehr gesucht sondern gefunden.
Welche Ziele haben Sie bei der Einführung von Consolidate verfolgt?
Das Informations- und Kommunikationsmanagement ist eine Aufgabe der Unternehmensführung. Wir haben durch Consolidate ein optimales Werkzeug für die Betriebsführung, die Optimierung der Arbeitsprozesse, die Steigerung der Arbeitseffizienz sowie ein verbessertes Qualitätsmanagement mit nachvollziehbaren Kennzahlen erhalten.
Vielen Dank für das Interview.
