• klare Verantwortlichkeiten, transparente Termin- und Aufgabenplanung
• verbesserter Kundenservice - Zugang zu allen nötigen Informationen
• bessere Kunden-/ Mitarbeiterzufriedenheit - kompetente Auskunftsbereitschaft gezielte Beratung
• Erhöhte Produktivität in allen Abteilungen der Verwaltung
• Optimierung der Anfrage- und Angebotsabläufe
• Modernes Erscheinungsbild (GUI)
• Minimaler Lernaufwand (Windows, Intuitive Menüführung)
• Benutzergerechte Einführung - modulare Lösung
• Unterstützt strategisches Management
• Erkennung von Trends
• Investitionsschutz - Lösung ist integrierbar in bestehende Applikationen
• Wissenszugang durch gemeinsames Dokumentenarchiv
• Verbindet Papier- und elektronische Dokumente

Argumente für Consolidate gegenüber einem ERP Produkt mit integrierten CRM- und DMS-Funktionen
Moderne ERP-Systeme versuchen, die Funktionalität von CRM- und DMS-Systemen immer mehr zu integrieren, was grundsätzlich nicht negativ ist, in der Praxis jedoch einige ungelöste Probleme mit sich bringt.

Heute werden neben dem „integrierten“ ERP-System noch immer weitere Systeme für E-Mail und Kalender, wie auch für Dokumentenmanagement/Archivierung und Groupware benötigt. Beispiel E-Mail: Zwar können Informationen aus dem ERP direkt verschickt werden, allerdings entscheidet der Anwender bei allen anderen E-Mail Ausgängen (z.B. via Outlook) situativ, ob diese „CRM-relevant“ sind. Sollte dies seiner Ansicht zutreffen, kann er E-Mails mit einer zusätzlichen Verschlagwortung in das CRM des ERP-Systems einbringen. Diese nachgelagerte Dokumentation ist allerdings ein Mehraufwand für den User.

Eine vollständige Überführung dieser Informationen ist dadurch nicht gewährleistet. Die Entscheidung einer CRM-Relevanz und somit die nachgelagerte Dokumentation trifft natürlich auch bei allen erhaltenen E-Mails zu.

Consolidate kann wie jedes andere E-Mail Programm Informationen des ERP-Systems versenden. Dabei übernimmt Consolidate automatische die definierten Metadaten für die Verschlagwortung und ordnet diese E-Mail einem eindeutigen Gschäfts-objekt in der relationalen Datenbank zu. Ebenfalls werden bereits bei der Erstellung von E-Mails die Metadaten für die Verschlagwortung durch den Anwender bekanntgegeben. Diese in den Erstellungsprozess integrierte Dokumentation bietet allen Mitarbeitern und somit dem Unternehmen den Nutzen, dass alle E-Mails sofort und ohne Mehraufwand im CRM vorhanden sind und keine zusätzliche Arbeitszeit hierfür erforderlich ist. Eine redundante Ablage dieser Nachrichten (z.B. Kunden-, Projektordner, „eigene Ordnung“) ist somit hinfällig. Diese E-Mails müssen nicht mehr nach dem oder in den verschiedenen Ablageort(en) gesucht werden, sondern stehen einmalig über jede Betrachtungsweise den Berechtigten zur Verfügung.

Auch ist es in Consolidate möglich, dass E-Mails weiteren Adressen zugeordnet werden können. Dies trifft beispielsweise dann zu, wenn mit einem Geschäfts- oder Vertriebspartner betreffend eines möglichen Projektes bei einem Endkunden kommuniziert wird. Diese „Einmaligkeit“ von E-Mails bietet natürlich weitere Vorteile:

• E-Mail Kommunikation ist sofort Bestandteil ihres ganzheitlichen CRM´s und nicht erst dann, wenn es vom Anwender in dieses integriert wird.
• Reduktion von Abhängigkeiten und Präsenzzeiten von Mitarbeitern.
  Kompetenz im Fall von Stellvertretungen.
• Klare und nachvollziehbare Verantwortlichkeiten bei Delegation und Disposition von E-Mails – durchgängige Workflows.
• Geringerer Administrationsaufwand, da alle E-Mails inkl. Anhängen nur einmal im System sind.
• Geringerer Suchaufwand, da nach allen erdenklichen Kriterien intuitiv gesucht werden kann.
• Integrierte Stellvertretungsfunktion verhindert, das E-Mails tagelang liegenbleiben.

Kosten für Lizenzen:
Bei der Einführung eines ERP-Produktes mit CRM-Funktionalität ist zu berücksichtigen, dass für alle Anwender die Arbeitsplatz-Lizenzen benötigt werden, und hierzu auch die jährlichen Kosten für den Wartungs-, ggf. auch Update-Vertrag anfallen. Das CRM-Modul ist übrigens auch selten „gratis“. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, bzw. wird uns diese von Kunden und Partnern bestätigt, dass nicht jeder Mitarbeiter den Zugang zur ERP-Lösung benötigt. Vielfach reicht es für die Anwender, dass sie über Consolidate auf Informationen, welche durch ein ERP generiert und automatisch übernommen wurden, zugreifen können (z. B. Angebote, Rechnungen, usw.). In einem konkreten Fall im Rahmen eines MS Dynamics NAV ERP-Projekts wurde uns vom Anbieter und vom Kunden bestätigt, dass durch die Integration von Consolidate und dessen Funktionsumfang es nicht mehr notwendig ist, für die geplanten Erweiterungen rund um Dynamics den Lizenzumfang zu erweitern. In diesem Projekt bedeutet dies bei 40 ERP-Anwendern eine Lizenzkostenersparnis von EUR 20.000,-. In dieser Summe sind die jährlichen Kosten für Wartung und Updates noch nicht berücksichtigt.

Ein anderer Kunde hat uns bestätigt, dass er seit Einführung von Consolidate eine jährliche Einsparung von ca. EUR 3.000,-- bei den jährlichen Wartungskosten für das ERP habe. Er begründet dies damit, dass die relevanten ERP-Daten und Dokumente an Consolidate übergeben und mit weiteren Informationen konsolidiert werden. Zahlreiche Mitarbeiter müssen nun nicht mehr im ERP arbeiten, die Informationen sind in Consolidate verfügbar. Neben den Lizenz- und Wartungskosten entfallen natürlich auch die Kosten für die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem ERP-System, weil Sie das gar nicht brauchen.

Die Dokumente werden in einem ERP-System oft zur Ansichtszeit „dynamisch erzeugt“, was dazu führt, dass diese ohne ERP nicht mehr vorhanden sind. Das mündet in einer großen Abhängigkeit vom jeweiligen ERP-Lieferanten. Da der Lebenszyklus von Softwarelösungen nie mit der notwendigen Aufbewahrungsdauer übereinstimmen kann, führt das irgendwann zwangsläufig zu einem Problem. Consolidate übernimmt über eine Standard-Schnittstelle die Funktion eines Archivsystems, was bedeutet, dass die Ablage in einem „neutralem“ Standardformat (z. B. TIF, PDF) erfolgt, welche für eine revisionssichere Archivierung auch notwendig ist. Dokumente, die nicht im ERP erzeugt wurden (z. B. Office-Dokumente), fehlen in einem ERP-System meistens, da diese wie bei E-Mails vom Anwender mit zusätzlichem Aufwand dieser Software zugeführt werden müssen (nachträgliche Verschlagwortung). Das heißt, dass Dokumente in verschiedenen „Töpfen“ (ERP, Outlook, Groupware, Datei-Explorer usw.) abgelegt werden und somit eine ganzheitliche Kunden- und Projektbetrachtung über eine Oberfläche nicht gegeben ist.

Die Einführung einer neuen ERP-Software ist auch ohne CRM-Funktionalität ein komplexes und sehr zeitaufwändiges Projekt. Consolidate ist eine Lösung, von welchem ihr Unternehmen erheblich schneller profitiert. Unmittelbar nach Einführung bietet ihnen Consolidate folgenden Nutzen an:

• Klare Verantwortlichkeit für jede Aufgabe
  
• Sehr übersichtliche Dokumentenverwaltung
  
• Zeitersparnis durch Reduzierung des Such-, Ablage- und Abstimmungsaufwandes
  
• Verbesserung der Informationsqualität
  
• Reduktion der (internen) Informationsflut
  
• Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit der Abläufe und Erhöhung der Transparenz
  
• Reduzierung des Speicher- und Papierbedarfes
  
• Verkürzung der Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter