Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie viele Unternehmen arbeiten schon mit Consolidate?

Mehr als 400 Unternehmen setzen bereits auf Consolidate. Die größte Verbreitung hat die Lösung in Österreich, der Schweiz und in Deutschland (je ca. 1/3 der Kunden). Es gibt auch Installationen in den USA, England und in Hong-Kong.


Für welche Firmengrößen ist Consolidate geeignet?

Unsere Kunden sind in der Regel kleine- und mittlere Unternehmen, aber auch grössere Firmen können den Nutzen von Consolidate erfahren (von 5 bis über 300 Anwender). Ob der Einsatz von Consolidate nützlich ist, hängt weniger von der Anzahl Anwender oder von der Firmengröße ab, sondern vielmehr von den Anforderungen an die Geschwindigkeit und Komplexität der Informationsverarbeitung.


Wie viel kostet die Lösung?

Die durchschnittliche Amortisationszeit von Consolidate bei unseren Kunden lag bei 8-10 Monaten. Die gemessenen Einsparungen haben die Investition also nach kurzer Zeit wieder eingespielt. Wir bieten Consolidate auch in einer sehr günstigen Mietvariante an.


Wie lange dauert die Einführungsphase und wie läuft das ab?

Das hängt natürlich von der Komplexität Ihrer Anforderungen ab. Nach unserer Erfahrung benötigen wir einen Tag für die Projekt-Definition (Ziele, Vorgaben, Ablauf- und Terminplanung, …) und 3 bis 5 Tage für die Installation und das Customizing. Dazu kommt dann evtl. der Aufwand für Schnittstellen und Datenübernahme – z.B. Adressen und Dokumente aus ERP-Systemen. Das ist in der Regel in 3 bis 4 Tagen umsetzbar.

Die Anwender erhalten ca. 1,5 Tage Einschulung, wobei wir empfehlen, das auf 2 halbe Tage aufzuteilen und nach ca. 6 Monaten nochmals eine Refresh-Schulung von ca. einem halben Tag durchzuführen. Ihr interner Aufwand hängt von der Anzahl der Prozesse und Vorlagen, sowie der Menge der bestehenden Daten und deren Qualität ab.


Funktioniert Consolidate auch in Terminalserver- bzw. Citrix-Umgebungen?

Ja. Consolidate ist sowohl als Client/Server lauffähig als auch in Terminalserver-Umgebungen (z.B. Citrix). Für mobile Anwender steht eine App und eine Browserlösung zur Verfügung.


Ist Consolidate eine Cloud-Lösung?

Mit Consolidate entscheiden Sie selbst, wo Ihre Consolidate-Daten und die Dokumente gespeichert werden und wie der Zugang dazu gestaltet wird. Entweder betreiben Sie Consolidate im eigenen Netzwerk oder wahlweise in einem (Cloud-)Rechenzentrum. Wir beraten Sie gerne bei Fragen rund um die Sicherheit Ihrer Daten.


Welche Datenbank wird vorausgesetzt?

Consolidate arbeitet mit dem SQL-Server von Microsoft (ab Version 2008). Die Auswahl der jeweiligen Edition (Express, Workgroup, Web oder Standard) hängt von der Zahl der Benutzer und der Datenmenge ab. Wahlweise kann auch die kostenfreie PostGre-SQL Datenbank eingesetzt werden. Bei mehreren Standorten oder mobilen Lösungen (Notebook-Replikaten) ist auch ein Mischbetrieb möglich.


Kann ich von unterwegs auf Dokumente zugreifen, E-Mails lesen und versenden (iPhone, Android & Co)?

JA, dafür gibt es mehrere Möglichkeiten – oder auf „neudeutsch“: there’s an App for it ;-).

  • A) Consolidate App für iPhone, iPad, Android und demnächst auch für WindowsPhone.
  • B) WebAccess: Damit kann via Web-Browser auf sämtliche Daten des Systems zugegriffen werden.
  • C) IMAP4/SMTP-Zugriff: Darüber können E-Mails empfangen und gesendet werden.
  • D) SyncML: Damit werden die Kontakte und der Terminkalender synchronisiert.

Läuft Consolidate auch auf Mac?

Consolidate ist eine Windows-Anwendung und funktioniert auf allen Windows-Versionen ab Windows 2000. Der Betrieb auf Mac ist über Middleware-Lösungen wie z.B. VirtualPC oder über Citrix-Server möglich und in der Praxis erprobt. Auf mobilen Apple-Geräten (iPad, iPhone) kann via IMAP4/SyncML und WebBrowser bzw. mit der App gearbeitet werden.


Wie aufwändig ist die Administration von Consolidate?

Durch die einheitliche Umgebung und Datenhaltung sinkt der Aufwand für die IT-Betreuung gegenüber herkömmlichen Netzwerk-Umgebungen beträchtlich.

Nach Abschluss der Einführungsphase müssen die Mitarbeiter-Daten und die Berechtigungen auf aktuellen Stand gehalten werden und Änderungen in den Vorlagen bzw. Abläufen eingepflegt werden. Darüber hinaus gibt es keinen speziellen Administrationsaufwand.


Gibt es Consolidate auch in einer englischen Sprachversion?

Consolidate ist in deutsch, englisch, französisch, italienisch und polnisch erhältlich. Auch der „Mischbetrieb“ mit mehreren Sprachen ist möglich.


Kann ich bestehende Daten übernehmen?

Das hängt in der Praxis von der Qualität der vorliegenden Daten ab. Wenn diese gut gepflegt sind, ist eine Übernahme sinnvoll und einfach machbar. Oft ist die Einführung eines neuen Systems aber auch eine Gelegenheit, die Daten zu überarbeiten und „alte Zöpfe“ abzuschneiden ;-). Dokumente können entweder über eine Importroutine übernommen werden (projektspezifisch) oder per Drag&Drop (manuell) in Consolidate übertragen werden.


Ersetzt Consolidate den heutigen Mailclient (z.B. Outlook)?

Diese Entscheidung treffen Sie als Kunde selbst. Consolidate bietet einen integrierten Mailclient und kann wahlweise sehr einfach mit Microsoft Outlook gekoppelt werden.


Kann ich mit Consolidate auch ein „papierloses Büro“ umsetzen?

Fast! Ganz ohne Papier geht es auch mit Consolidate nicht, weil Sie ja nicht alle externen Partner vom Papiergebrauch abhalten können.

Papier bekommt mit Consolidate die Funktion eines „kurzfristigen Arbeitsmittels“ – z. B. für Notizen, Skizzen und ähnliches – wird aber nicht mehr langfristig aufbewahrt, sondern bei Bedarf gescannt und dann vernichtet.


Sind Dokumente in Consolidate automatisch „rechtsgültig archiviert“?

Ja, sofern die physische Speicherung der Dokumente den landesspezifischen Vorschriften entspricht bzw. deren Rahmenbedingungen eingehalten werden. In Deutschland sind das z.B. die GdPDU (Grundsätze der Prüfbarkeit Digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführungssysteme).

Dabei müssen die Dokumente in einem „dokumentierten und nachvollziehbaren“ Prozess abgelegt werden und Änderungen dürfen ebenfalls nur über diesen Prozess erfolgen und müssen nachvollziehbar gemacht werden. Die Anerkennung eines Dokuments als Beweismittel obliegt jedoch immer dem zuständigen Richter oder im Prüfungsfall der zuständigen Behörde.

Es gibt einige Praxisbeispiele, wo Consolidate-Kunden diese Anerkennung problemlos erhalten haben.


Gibt es eine Volltextsuche für Daten und Dokumente?

Ja, die Volltextsuche in Consolidate basiert auf der Suchmaschine „elasticsearch“. Damit finden Sie Ihre Dokumente mit wenige Schlagworten in (Milli-)Sekunden, wie Sie das von Wikipedia, Ebay oder anderen Plattformen gewohnt sind.


Komme ich von Consolidate jemals wieder los?

Obwohl wir natürlich hoffen, dass Sie jahrzehntelang von Consolidate begeistert sein werden, ist das Ausstiegs-Szenario ein wichtiger Entscheidungsfaktor. Gerade bei archivierten Dokumenten kann eine zu starke Abhängigkeit von der eingesetzten Softwarelösung kritisch werden.

Consolidate speichert alle Daten in einer „handelsüblichen“ SQL-Datenbank, die umfangreiche Exportmöglichkeiten bietet. Die Dokumente (Dateien) werden verschlüsselt und komprimiert im Dateisystem des Servers gespeichert. Diese können mit einem kostenlos verfügbaren Admin-Tool entschlüsselt und exportiert werden.

Damit stehen Ihnen bei Bedarf (auch ohne unsere Unterstützung) alle Möglichkeiten zur Verfügung, die Daten in ein System Ihrer Wahl zu übertragen.