Consolidate FAQ`s - oft gestellte Fragen

Hier finden Sie häufig gestellte Fragen zur Consolidate Information Management Software. Bei weiteren Fragen schreiben Sie bitte an info(at)consolidate.at

Wieviele Unternehmen arbeiten schon mit Consolidate?

Aktuell (Januar 2012) arbeiten ca. 450 Unternehmen mit Consolidate.

Die größte Verbreitung hat die Lösung in Österreich, der Schweiz und in Deutschland (je ca. 1/3 der Kunden).

Es gibt aber auch Installationen in den USA, England und Hong-Kong.

Für welche Firmengrößen ist Consolidate geeignet?

Unsere Kunden sind in der Regel kleine- und mittlere Unternehmen mit 5 bis ca. 400 Anwendern. Ob der Einsatz von Consolidate nützlich ist, hängt weniger von der Anzahl Anwender oder von der Firmengröße ab, sondern vielmehr von den Anforderungen an die Geschwindigkeit und Komplexität der Informationsverarbeitung.

Wieviel kostet die Lösung?

Die durchschnittliche Amortisationszeit von Consolidate bei unseren Kunden lag bei 8-10 Monaten.

Die gemessenen Einsparungen haben die Investition also nach kurzer Zeit wieder eingespielt.

Wir bieten Consolidate auch in einer Mietvariante bereits ab € 28,-- pro Monat (inkl. Wartung) an.

Wie lange dauert die Einführungsphase und wie läuft das ab?

Das hängt natürlich von der Komplexität und Ihren Anforderungen ab.

Nach unserer Erfahrung benötigen wir einen Tag für die Projekt-Definition (Ziele, Vorgaben, Ablauf- und Terminplanung, ...) und 3 bis 5 Tage für die Installation und das Customizing.

Dazu kommt dann evtl. der Aufwand für Schnittstellen und Datenübernahme - z.B. Adressen und Dokumente aus ERP-Systemen. Das ist in der Regel in 3 bis 4 Tagen umsetzbar.

Die Anwender erhalten ca. 1,5 Tage Einschulung, wobei wir empfehlen, das auf 2 halbe Tage aufzuteilen und nach ca. 6 Monaten nochmals eine Refresh-Schulung von ca. einem halben Tag durchzuführen.

Ihr interner Aufwand hängt von der Anzahl der Prozesse und Vorlagen sowie der Menge der bestehenden Daten und deren Qualität ab.

Funktioniert Consolidate auch in Citrix-Umgebungen?

Ja. Consolidate ist sowohl als Client/Server lauffähig als auch in Terminalserver-Umgebungen (z.B. Citrix).

Welche Datenbank wird vorausgesetzt?

Consolidate arbeitet mit dem SQL-Server von Microsoft ab der Version 2005.

Die Auswahl der Edition (Express, Workgroup, Web oder Standard) hängt von der Zahl der Benutzer und der Datenmenge ab.

Kann ich von unterwegs auf Dokumente zugreifen, E-Mails lesen und versenden (iPhone, Blackberry & Co)?

JA, dafür gibt es mehrere Möglichkeiten.

A) IMAP4/SMTP-Zugriff: Darüber können E-Mails empfangen und gesendet werden.

B) SyncML: Damit werden die Kontakte und der Terminkalender synchronisiert.

C) WebAccess: Damit kann via Web-Browser auf sämtliche Daten des Systems zugegriffen werden.

Läuft Consolidate auch auf Mac?

Nein. Consolidate ist eine Windows-Anwendung und funktioniert auf allen Windows-Versionen ab Windows 2000.

Der Betrieb auf Mac ist jedoch über Middleware-Lösungen wie z.B. VirtualPC oder über Citrix-Server möglich.

Auf mobilen Apple-Geräten (iPad, iPhone) kann via IMAP4/SyncML und WebBrowser auf die Daten zugegriffen und gearbeitet werden.

Wie aufwändig ist die Administration von Consolidate?

Nach Abschluss der Einführungsphase müssen die Mitarbeiter-Daten und die Berechtigungen auf aktuellen Stand gehalten werden und Änderungen in den Vorlagen bzw. Abläufen eingepflegt werden. Darüber hinaus gibt es keinen speziellen Administrationsaufwand.

Im Gegenteil: Durch die einheitliche Umgebung und Datenhaltung sinkt der Aufwand für die IT-Betreuung gegenüber herkömmlichen Netzwerk-Umgebungen beträchtlich.

Gibt es Consolidate auch in einer englischen Sprachversion?

JA, Consolidate ist in deutsch, englisch, französisch und italienisch erhältlich. Auch der "Mischbetrieb" mit mehreren Sprachen ist möglich.

Kann ich bestehende Daten übernehmen?

Das hängt in der Praxis von der Qualität der vorliegenden Daten ab. Wenn diese gut gepflegt sind, ist eine Übernahme sinnvoll und einfach machbar.

Oft ist die Einführung eines neuen Systems aber auch eine Gelegenheit, die Daten zu überarbeiten und "alte Zöpfe" abzuschneiden ;-).

Dokumente können entweder über eine Importroutine übernommen werden (projektspezifisch) oder per Drag&Drop (manuell) in Consolidate übertragen werden.

Ersetzt Consolidate den heutigen Mailclient (z.B. Outlook)?

Ja und Nein. Das entscheiden Sie als Kunde selbst. Consolidate bietet einen integrierten Mailclient, kann aber über einen Connector sehr einfach mit Outlook gekoppelt werden.

Kann ich mit Consolidate auch ein "papierloses Büro" umsetzen?

Fast! Ganz ohne Papier geht es auch mit Consolidate nicht, weil Sie ja nicht alle externen Partner vom Papiergebrauch abhalten können.

Papier bekommt mit Consolidate die Funktion eines "kurzfristigen Arbeitsmittels" - z.B. für Notizen, Skizzen und ähnliches - wird aber nicht mehr langfristig aufbewahrt, sondern bei Bedarf eingescannt und dann vernichtet.

Sind Dokumente in Consolidate automatisch „rechtsgültig archiviert“?

Ja, sofern die physische Speicherung der Dokumente den landesspezifischen Vorschriften entspricht bzw. deren Rahmenbedingungen eingehalten werden.

In Deutschland sind das z.B. die GdPDU (Grundsätze der Prüfbarkeit Digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführungssysteme).

Dabei müssen die Dokumente in einem "dokumentierten und nachvollziehbaren" Prozess abgelegt werden und Änderungen dürfen ebenfalls nur über diesen Prozess erfolgen und müssen nachvollziehbar gemacht werden. Die Anerkennung eines Dokuments als Beweismittel obliegt jedoch immer dem zuständigen Richter oder im Prüfungsfall dem zuständigen Finanzamt.

Es gibt einige Beispiele, wo Consolidate-Kunden diese Anerkennung problemlos erhalten haben.